PEROSES PERENCANAAN
Makalah
ini dibuat untuk memenuhi mata kuliah “Manajemen Perpustakaan”
Dosen
Pengampu : Dra. Retno Sayekti, MLIS
Disusun
Oleh:
Miftahul
Rizky 61154032
MutiaraWahyuni
Batubara 61153007
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
FAKULTAS
ILMU SOSIAL
ILMU
PERPUSTAKAAN
2016
KATA
PENGANTAR
بسم الله الرحمن الرحيم
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga dengan izin-Nya penulis dapat menyelesaikan
makalah ini. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan
kita Nabi agung Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan syafa’atnya di
Yaumul Kiamah nanti.
Dengan pertolongan Allah dan usaha
yang sungguh-sungguh, penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul :
“ Proses Perencanaan”.
Saya selaku penulis menyadari bahwa
dalam penulisan tugas ini, masih jauh dari bentuk kesempurnaan. Untuk itu
penulis mengharapkan kritik dan saran dari ibu dan juga teman-teman sekalian,
adapun kritik dan sarannya, semoga menjadi motivasi bagi penulis.
Dengan hasil yang tak seberapa ini,
semoga menjadi segudang manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan yang luas
bagi penulis dan pembaca. Selain itu, semoga makalah ini dapat diterima dan
menjadi amal ibadah yang ditempatkan di sisi Allah SWT. Amin.
Medan,
April 2016
Penyusun
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR....................................................................................................... i
DAFTAR
ISI ..................................................................................................................... ii
BAB
I PENDAHULUAN........................................................................................... 1
A. Latar Belakang............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah........................................................................................ 1
C. Tujuan Penulisan ......................................................................................... 1
BAB
II PEMBAHASAN.............................................................................................. 2
A. Pengertian
Perencanaan ............................................................................................. 2
B. Empat Tahap Dasar
Dalam Perencanaan.................................................................... 4
C. Tahap Perencanaan Dalam Manajemen...................................................................... 5
D. Tipe - Tipe
Perencanaan.............................................................................................. 6
BAB
III PENUTUP ....................................................................................................... 8
A. Kesimpulan ................................................................................................. 8
DAFTAR
PUSTAKA ....................................................................................................... 9
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Proses perencanaan pada manajemen
merupakan hal yang sangat penting dan tanpa adanya proses perencanaan
fungsi-fungsi di dalam manajemen tidak akan berjalan. Ada empat tahapan didalam
proses perencanaan yaitu menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan, merumuskan
keadaan saat ini, mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, dan yang
terakhir adalah mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan.
B.
Rumusan Masalah
1)
Apa yang dimaksud dengan perencanaan
?
2)
Apa saja proses dalam perencanaan?
C.
Tujuan Penulisan
1)
Untuk mengetahui yang dimaksud dengan perencanaan
2)
Untuk mengetahui proses perencanaan dalam suatu manajemen
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Dalam
proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi
perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. Perencanaan juga merupakan proses
dimana manajemen merumuskan suatu tujuan dan bagai mana cara untuk dapat
mencapainya, bahkan proses perencaan terjadi di semua tipe. Jadi perencaan adalah
pemilihan sekumpulan kegiatan kepeutusan selanjutnya tentang apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Adapun perencanaan merupakan proses
yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah di tetapkan bahkan disahkan dan
rencana harus di implemntasikan.
Beberapa
tokoh meberikan pengertian tentang perencanaan di antaranya:
·
W. H. Newman
Planning
is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah
penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan).
·
Louis A. Allen
Planning is the
determination of a course of action to achieve a desired result. (Perencanaan
adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang di inginkan).
·
H. Koontz dan O’Donnel
Planning
is the function of a manager which involves the selection from among
alternatives of objective, policies, procedures, and programs.
(Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan
berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).
·
Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dikenal:
1.
Administrative
planning (seluruh unit)
2.
Managerial
planning (departemental dan operasional)
·
George R. Terry
Planning
is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption
regarding the future in the visualization and formulation of proposed
activities believed necessary to achieve desired results.
(Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara
fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan
tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang
sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
- Perencanaan merupakan kegiatan yang harus di dasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
- Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat kemasa yang akan datang.
- Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat di lakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan di buat sebagai upaya untuk
merumuskan apa yang sesungguhnya ingin di capai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagai
mana sesuatu yang ingin di capai tersebut dapat di wujudkan melalui serangkaian
rumusan rencana kegiatan tertentu.
B.
Empat
Tahap Dasar dalam Perencanaan
1.
Menentukan tujuan dan
serangkaian tujuan
Perencanaan di mulai dengan
keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan
sumberdaya sumber dayanya secara tidak efektif.
2.
Merumuskan keadaan
sekarang/saat ini
Pemahaman
akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber
daya-sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting,
karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah
keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat di rumuskan untuk menggambarkan
rencana kegiatan lebih lanjut.Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama
keuangan dan data statistik yang di dapat melalui komunikasi dalam
organisasi.
3.
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan
hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu di ketahui faktor-faktor lingkungan
intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit di lakukan, antisipasi keadaan,
masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang
adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4.
Mengembangkan rencana
ataupun serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi
pengembangaan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternative – alternative tersebut dan pemilihan alternative terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Mengapa
perencanaan sangat penting?
Setiap perencanaan kadang-kadang memiliki
suatu kelemahan, tetapi manfaat yang di dapat dari proses perencanaan jauh
lebih banyak. Oleh karana itu, perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan,
tetapi memang harus di lakukan. seperti yang telah ketahui, fungsi-fungsi manajemen tidak akan berjalan tanpa
adanya suatu proses perencanaan.
C.
Tahap
Perencanaan dalam Manajemen.
Adapun tipe perencanaan
antara lain:
1.
Rencana-rencana strategik.
2.
Rencana operasional.
3.
Rencana sekalipakai.
4.
Rencana tetap.
D.
Tipe – Tipe Perencanaan
1.
Perencanaan Strategik
Perencanaan strategis merupakan
rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapa itujuan strategis.
Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis
dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumber
daya, prioritas, langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis dan proses
pemilihan tujuan-tujuan organisasi, kebijaksanaan, program-program yang
diperlukan dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi
dan kebijaksanaan telah di implementasikan. Tujuan strategis
biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak. Secara ringkas,
langkah-langkah proses penyusunan rencana strategik dapat diuraikan sebagai
berikut:
a.
Penentuan misi dan tujuan.
b.
Pengembangan profil
perusahaan.
c.
Analisa lingkungan external
(luar peruahaan).
d.
Analisa lingkungan internal
yang meliputi kekuatan serta kelemahan dalam
organisasi.
e.
Mengidentifiksi kesempatan
maupun ancam anstrategik.
f.
Pembuatan keputusan
strategik.
g.
Pengembangan strategi
perusahaan.
h.
Implementasi strategi.
i.
Peninjauan kembali dan
evaluasi
Dan setiap perencanaan
biasanya memiliki suatu keunggulan maupun kelemahan dalam pelaksanaanya,
begitupun dengan rencana strategik. Kelebihan dari rencana ini ialah memiliki
dasar pedoman yang konsisten bagi organisasi. Sedangkan kelemahannya yaitu
dalam proses perencanaannya kadang-kadang cenderung membatasi organisasi
terhadap pilihan yang rasional dan cenderung bebas resiko.
2.
Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan
dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang
lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
3.
Perencanaan
Sekali Pakai (Single use
plans)
Dikembangkan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Rencana
sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak
berulang dalam waktu yang sama di waktu mendatang. Sebagai contoh : perencanaan
perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan
memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut. Tipe-tipe pokok
rencana sekali pakai adalah program, proyek, dan anggaran.
4.
Perencanaan
Tetap
Merupakan pendekatan –
pendekatan situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud
umum perencanaan tetap adalah kebijaksanaan, prosedur standart, dan aturan.
Kebijaksanaan merupakan
pedoman umum pembuatan keputusan dan merupakan batas dari keputusan juga
menentukan apa yang dibuat. Dengan cara ini kebijakan menyalurkan pemikiran
para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan organisasi.
Sedangkan prosedur standart
merupakan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, prosedur standart atau metode
standart atau sering di kenal sebagai Standart Operating Procedure (SOP), suatu
prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan
serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur.
Dan aturan
(rules/regulations) adalah pernyataan atau ketentuan bahwa seuatu kegiatan
tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Sebagaimana yang telah di jelaskan diatas
bahwasanya perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan
dan cara mencapainya yaitu dengan melalui proses perencanaan. Perencanaan
merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut ditetapkan dan
harus diimplementasikan.
Didalam proses perencanaan mempunyai empat
tahapan dalam mencapai suatu tujuan yaitu menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan, merumuskan keadaan saat ini, mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan, dan yang terakhir adalah mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan.
DAFTAR
PUSTAKA
0 komentar:
Posting Komentar